公共记录请求

  • 威克郡公立学校系统的公共记录由北卡罗莱纳州的公共记录188金宝搏总部法案,第132号总法令管理。传讯部负责确保所有公共档案的要求得到及时和统一的处理。

    什么是公共记录?

    公共记录是由北卡罗来纳州的政府机构在进行公共事务时制作或接收的文件材料。公共记录包括WCPSS及其员工编写或创建的材料。它们还包括由个人或公司撰写或制作并提交给WCPSS的材料,无论这些材料是由WCPSS要求或要求的,还是由个人主动提交的。

    公共记录包括纸张和电子文件、电子邮件、纸张、信件、地图、书籍、照片、电影、录音、磁带或其他磁带、电子数据处理记录、手工艺品或其他文件材料,无论其物理形式或特征如何。

    计算机数据库的索引是公共记录。索引包括关于数据字段和数据字段列表的信息。索引规则不要求政府机构创建它尚未创建的数据库。

    见本手册第3页第一部分公开政府和公共记录NC指南中的公共记录法案.

    处理公共记录请求的程序

    1. WCPSS将回应公共记录请求,无论请求是书面的还是口头的。
    2. WCPSS将以口头或书面形式确认收到要求。请求者可能被要求以书面形式提出请求,但是,如果请求者拒绝,WCPSS将尊重口头请求。
    3. 如果WCPSS员工认为这将有助于确保部门回复的准确性,则可以要求请求者提供所请求信息的预期用途,但请求者没有义务提供该信息。
    4. 如果要求含糊不清或过于宽泛,WCPSS会给你一个机会修改要求,并解释部门是如何保存和查阅记录的。
    5. 如果所要求的记录包含豁免信息,WCPSS将提供未豁免的部分记录,并明确地编校记录的豁免部分。
    6. 如果请求被全部或部分(通过修订)拒绝,WCPSS将向请求者提供拒绝的解释,包括拒绝的法律效力。如果最初的请求是书面的,拒绝的解释也将是书面的。
    7. 将准备并提供文件供检查。如果请求者需要文件副本,如果请求者没有异议,WCPSS可以通过电子邮件或其他方式回复。
    8. WCPSS将在合理的时间内响应公共记录请求。合理的时间长短取决于请求的范围和文件的实际位置等因素。

    根据《公共记录法案》免于披露的记录的例子

    • 保密的学生数据不包括在内;例如,提到儿童的健康状况、年级、iep或纪律问题
    • 机密的员工信息;例如家庭住址和出生日期。
    • 律师客户电子邮件不包括在内

    记录是如何收集的?我们会以电子格式从电脑电邮服务器收集有关电邮记录的要求。对非电子邮件记录的要求是从电子和纸质来源收集的。

    记录是如何编辑的?如果您的记录包含非公共信息的信息,则非公共信息将被编校。只要有可能,我们就设法从电子文件中进行电子编辑。如果这是不可能的,则打印文件,并使用黑色标记手工编辑,然后重新复制,以确保信息不可读

    什么是修订的?最常见的加密数据是孩子的名字,或者可以用来识别他们的信息——学生的特殊需求或纪律行动。其他可能需要修改的项目包括员工数据和受律师-客户保密特权保护的项目

    编辑需要多长时间?根据请求中的文档数量,编校过程所需的时间可能会有很大差异。

    如何提供请求?只要有可能,我们尽量提供电子格式的文件,通常是在USB闪存驱动器或CDROM上。然而,并非所有的文件都以数字格式产生,并将以硬拷贝形式提供。

    公共记录是否要求自己成为公共记录?是的。

    更多信息

    联系

    通讯:(919) 431 - 7800